Gérer des projets dans Notion

Beaucoup de personnes utilisent Notion pour gérer des projets, que ce soit pour une utilisation personnelle ou professionnelle.

J’ai récemment sorti un modèle prêt à l’emploi que vous pouvez récupérer gratuitement sur ma boutique :

Optimiser la répartition des tâches

De manière globale, la gestion de projet consiste à prévoir, se projeter, et répartir les différentes tâches. Pour faciliter cette gestion, Notion vous offre la possibilité de décomposer, lier et répartir vos tâches facilement.

▶️ Utiliser les sous-éléments

La fonction des sous-éléments permet de relier la base de données à elle-même en créant des éléments parents ainsi que des sous-tâches (ou sous-éléments). Cela peut être particulièrement utile pour décomposer une tâche, que ce soit pour créer plusieurs étapes et/ou répartir les sous-tâches au sein d’une équipe.

1. Cliquez sur les 3 points en haut à droite de votre base de données et cliquez sur “Personnaliser + nom de votre base de données”

2. La fonction peut vous être suggérée, dans le cas contraire, tapez “Sous-éléments” dans la barre de recherche et cliquez sur “Ajouter” puis “Activer les sous-éléments”.

3. Pour personnaliser l’affichage, cliquez sur la fonctionnalité et sélectionnez “Style d’affichage”.

4. Choisissez l’affiche qui vous convient :

🔁 Utiliser les dépendances

Cette option fonctionne également sous forme de relation. Tant que la première étape n’est pas terminée, on indique qu'on ne peut pas passer à la suivante.

1. Cliquez sur les 3 points en haut à droite de votre base de données et cliquez sur “Personnaliser + nom de votre base de données”

2. La fonction peut vous être suggérée, dans le cas contraire, tapez “Dépendances” dans la barre de recherche et cliquez sur “Ajouter”.

3. Déterminez les options de décalage automatique et cliquez sur “Activer les dépendances”

4. Dans une vue chronologique, reliez deux tâches entre-elles avec un glissé-déposé

👤 Assigner des responsables aux tâches

Pour faciliter le suivi et visualiser rapidement à qui est attribuée telle ou telle tâche, utilisez la propriété “Personne” pour assigner des responsables.

1. Ajoutez une propriété “Personne” et renseignez le ou les responsables (il/elle recevra une notification).

2. Dans votre vue de base de données, affichez cette propriété.

Créer un tableau de bord efficace

Ce qui est important sur un système de gestion de projet, c’est de pouvoir rapidement trouver les informations dont on a besoin.

👀 Les vues liées

Créez des vues liées avec des filtres qui donnent du contexte et qui trient les informations en fonction de ce que vous avez besoin. Cela peut être :

• Les tâches à faire aujourd’hui (avec la propriété “Date”)

• Les tâches qui me sont attribuées (avec la propriété “Personne”)

• Les tâches urgentes (avec la propriété “Priorité”)

📋 Définissez les propriétés à afficher

Que ce soit dans une vue table ou encore une vue galerie, il est primordial de choisir les bonnes propriétés à afficher. Sur un tableau de bord, il sera par exemple judicieux d’afficher les projets en cours avec les informations telles que :

• L’avancement du projet

• Les tâches restantes

• La priorité

Dans l’entrée d'un projet, vous pouvez masquer les propriétés qui ne sont pas nécessaire (profitez-en pour faire le tri, il est inutile de garder une propriété dont vous ne vous servez jamais !).

J’espère que cet article vous sera utile pour construire votre propre système de gestion de projet !

Mais si vous souhaitez récupérer une structure déjà prête, vous pouvez retrouver toutes ces fonctionnalités dans mon modèle de Gestion de projet disponible gratuitement sur ma boutique 🫶