Que choisir entre la version gratuite ou payante de Notion ? (en 2024)

En décembre 2022, Notion a revu entièrement sa gamme d'abonnements pour proposer une version gratuite extrêmement avantageuse ainsi que des abonnements mieux adaptés aux professionnels.

Vous pouvez désormais choisir entre quatre options à des tarifs différents :

Nous allons donc examiner les différences entre ces options et je vous donnerai des conseils en fonction de votre profil, en mettant en avant 10 fonctionnalités que je considère comme essentielles.

#1 Membres et invités

L'objectif de la version gratuite de Notion est de rendre la plateforme accessible à tous. En résumé, cette version gratuite offre presque toutes les fonctionnalités de Notion lorsque vous êtes le seul membre de l'espace (et j'insiste sur le terme "membre" et non "invité", car ce n'est pas la même chose, mais je pourrai vous écrire un article sur ce sujet).

• Nombre maximal d'invités : 10 pour le Gratuit, 100 pour le Plus, et 250 pour le Business et l'Entreprise.

• Membres : dès que vous êtes à plusieurs utilisateurs complets sur l’espace, soit vous étiez sur la version gratuite et cela va déclencher un essai gratuit de Notion en multi-utilisateurs (et là vous êtes limités en terme de contenus), soit justement vous passez aux forfaits payants pour débloquer cette limite et travailler en collaboratif.

#2 Limite des fichiers

L’une des limites principales de la version gratuite, c'est le poids des fichiers ajoutés sur Notion. Sur la version gratuite, vous pouvez ajouter jusqu'à 5Mo max (ce qui est très peu de nos jours).

Dans n’importe quelle version payante, cette limite est débloquée et on peut mettre des images, des PDF, peu importe le type de fichier, et ce à l'infini.

#3 Historique des pages

Selon le forfait que vous avez, la durée pendant laquelle le contenu de vos pages pourra être restauré va changer. Sur le forfait gratuit, vous pouvez retourner jusqu'à 7 jours en arrière, 30 sur le plan Plus, 90 sur le Business, et en illimité sur le plan Entreprise.

C'est une option particulièrement intéressante dans un cadre professionnel et collaboratif. Plus vous traitez de données et de contenus sur votre espace, et plus vous aurez besoin d’avoir une marge pour récupérer des données en cas de suppression ou modification accidentelles (et les probabilités augmentent avec le nombre de personnes).

#4 Automatisations

Sur la version gratuite, vous ne pourrez pas créer d'automatisations. Cependant, vous pourrez dupliquer dans votre espace un modèle qui en contient déjà, mais vous ne pourrez pas les modifier, seulement les utiliser.

Sur les versions payantes, il n'y a aucune limite. Passer à un plan supérieur peut donc être intéressant si vous comptez vous lancer dans des configurations plus puissantes et faciliter certains de vos processus.

#5 Bases de données synchronisées

On peut connecter Notion à plein d’outils, et il existe une fonctionnalité particulière qui permet de synchroniser une base de données avec des outils comme Asana, Jira ou Github. Cela permet de créer une fenêtre d’ouverture entre cet outil et Notion, en ayant un affichage des données qui se met à jour régulièrement.

Sur la version gratuite, on peut tester seulement 1 base (et limitée à 100 entrées). C’est sans limite pour les forfaits payants (avec 20 000 entrées limite). Si c’est une fonctionnalité qui vous intéresse, le simple fait de passer sur le forfait Plus vous permettra donc de tout débloquer.

#6 Page d'accueil publique

Sur tous les forfaits, on peut personnaliser son nom de domaine pour partager nos pages sur le web. À partir du forfait Plus, vous pouvez également définir une page comme étant la page d'accueil de votre domaine Notion.

Cette fonctionnalité est intéressante pour partager un portfolio ou un CV réalisé sur Notion.

#7 Paramètres de sécurité

En fonction de votre forfait, vous n'aurez pas autant de liberté au niveau des paramètres.

Par exemple, le fait de sécuriser son espace en retirant des droits aux membres comme le partage sur le web, de dupliquer des pages vers un autre espace, exporter, ou ajouter des invités et nouveaux membres.

Ces options seront surtout utiles aux espaces professionnels avec un certain nombre de membres/invités afin de sécuriser au maximum les données.

#8 Identité et provisionnement

Disponible uniquement avec le forfait Entreprise, c'est le point que je trouve le plus intéressant pour tout ce qui est gestion des membres de son espace. Avec cette fonctionnalité, on peut connecter et vérifier son domaine avec Notion pour pouvoir accéder à de nouveaux paramètres sur ses membres.

On retrouve notamment un vrai tableau de bord des utilisateurs connectés avec le nom de domaine, dans lequel on peut modifier leur profil, les déconnecter, lancer la réinitialisation du mot de passe, etc… C’est idéal pour une entreprise qui a besoin de gérer ses utilisateurs, même si ça demande certainement d’avoir un pôle SI pour s’en occuper !

#9 Analyse de l'espace

Sur le forfait gratuit et Plus, on peut accéder à des versions basiques des analyses de page qui permettent d’avoir des statistiques sur celles-ci. Avec les forfaits au dessus, on peut obtenir beaucoup plus de détails.

Sur le forfait Entreprise, on a accès à un tableau d’analytics encore plus poussé puisqu’il concerne la totalité de l’espace de travail et permet d’avoir des statistiques sur les espaces d’équipe, les utilisateurs, l’entièreté des pages, etc…

Ici, je trouve que ces fonctionnalités sont utiles pour les espaces avec beaucoup de contenus, mais également beaucoup de membres pour le faire vivre.

#10 Administrateurs d'utilisateurs

Cette dernière fonctionnalité, qui n'existe que sur le plan Entreprise, permet d'attribuer un rôle d'administrateur à un ou plusieurs membres. Grâce à ça, ils pourront gérer les autres membres, les groupes, les invités ou les requêtes. Ce rôle permet notamment de soulager le propriétaire de l'espace d'un point de vu administration sans donner accès aux facturations ou au détails plus sensibles.

Encore une fois, cette fonctionnalité est utile pour les grandes structures dans lesquelles on retrouve un nombre important d'utilisateurs qui nécessite de déléguer certaines parties.

Et voilà, on vient de faire le tour des fonctionnalités qui me semblent essentielles à comparer pour choisir le forfait qui vous correspond, mais si vous voulez davantage de détails, vous pouvez aller voir le comparatif des forfaits sur le site de Notion.