Permissions granulaires dans les bases de données

Bonne nouvelle pour les équipes qui collaborent sur Notion : la fonctionnalité "accès par page", aussi appelée permissions granulaires, est enfin disponible ! 🎉

Jusqu'ici, partager une base de données signifiait donner accès à tout son contenu, même si certaines entrées devaient rester confidentielles. Désormais, vous pouvez contrôler précisément qui voit quoi, directement à l'intérieur d'une même base ! Cette nouveauté, longtemps attendue, est disponible pour les forfaits Business et Enterprise, et marque une véritable évolution dans la manière de gérer la collaboration, la sécurité et la confidentialité sur Notion.

Comment cela fonctionne ? 🛠️

Les permissions granulaires permettent de partager sélectivement des entrées spécifiques d'une base, plutôt que l'ensemble de celle-ci.

Concrètement, il est désormais possible de donner à chaque collaborateur l'accès uniquement aux pages ou lignes qui le concernent, tout en gardant une structure commune.

Les règles d'accès se configurent à partir d'une propriété de type "personne" dans votre base.

À côté de cette propriété, une icône de clé apparaît pour indiquer qu'elle est utilisée pour gérer les permissions. 🔑

Les utilisateurs des forfaits inférieurs (Free, Plus) peuvent toujours dupliquer une base qui contient des permissions, mais ne peuvent pas modifier les règles d'accès, un fonctionement similaire à celui des automatisations Notion.

Vous pouvez définir plusieurs règles d'accès selon vos besoins :

• Par exemple : les participants peuvent modifier, les clients peuvent lire uniquement, les managers peuvent commenter.

• Les notifications d'attribution d'accès sont configurables : aucune, utilisateur uniquement ou groupe complet 🔔

Pourquoi c'est une avancée importante 💡

Avant cette mise à jour, la gestion des accès sur Notion reposait surtout sur les vues filtrées.

Le problème est qu'un utilisateur pouvait parfois supprimer ou modifier les filtres, ce qui risquait de révéler des données sensibles.

Avec les permissions granulaires, ce risque disparait.

Chaque collaborateur dispose désormais d'un espace clair, sécurisé et contextuel, où il ne voit que les données pertinentes pour lui.

C'est un gain de temps et de sécurité, mais aussi un moyen de mieux structurer les collaborations multi-projets :

• Les freelances peuvent accéder uniquement à leurs missions 🔍

• Les clients voient le suivi de leur projet sans interférer avec les autres. 📊

• Les équipes internes conservent une base centralisée sans compromettre la confidentialité🤝

Deux modes d'utilisation possibles 🔄

Notion propose deux approches selon le niveau de visibilité souhaité :

1. Accès partiel avec visibilité totale de la base

• Les utilisateurs voient toutes les entrées, mais ne peuvent modifier que celles auxquelles ils ont accès.

• Idéal pour les équipes internes, où la transparence reste souhaitée, mais les droits d'édition doivent être limités.

1. Accès uniquement aux entrées concernées

• Ici, la base est entièrement masquée et seuls les éléments autorisés apparaissent.

• En combinant cette approche avec une vue liée, on peut créer des espaces personnalisés pour chaque utilisateur, client ou partenaire externe.

Quelques limites à connaître ⚠️

Même si la fonctionnalité est puissante, elle présente encore certaines restrictions à garder en tête. Mais ces limites devraient évoluer rapidement, Notion ayant déjà annoncé plusieurs améliorations à venir :

• Les utilisateurs avec accès partiel ne peuvent pas créer de nouvelles entrées (le bouton "Nouveau" n'apparaît pas).

• Pas encore de prévisualisation du point de vue d'un utilisateur spécifique, ce qui rend les tests d'accès un peu plus techniques.

• Impossible pour l'instant de restreindre la visibilité de colonnes spécifique, seules les lignes peuvent être filtrées selon les permissions.