Comment gérer ses tâches dans Notion ?

Gérer ses tâches avec Notion, c’est possible et même très efficace.

Que ce soit pour suivre ses projets personnels ou organiser son travail, Notion propose une approche très visuelle et flexible de la to-do list.

J’ai d’ailleurs publié une vidéo entière dédiée à ce sujet dans laquelle vous pouvez retrouver un tableau de bord complet construit étape par étape pour apprendre à créer une liste de tâches fonctionnelle dans Notion. Je vous propose également un modèle gratuit prêt à être dupliqué ! Il n’est donc pas nécessaire de tout créer soi-même : vous pouvez vous appuyer sur le modèle Tableau de bord des tâches (lien affilié), ou même automatiser la création de vos tâches répétitives !

Dans cet article, découvrez :

• Comment créer une liste de tâches structurée dans Notion

• Les différentes vues et filtres à mettre en place

• Les possibilités d’automatisation, même sans forfait payant

Pourquoi utiliser Notion pour gérer ses tâches ?

Notion est idéal pour ceux qui veulent garder le contrôle tout en automatisant au maximum la gestion de leurs tâches quotidiennes.

Au-delà des fonctionnalités techniques, Notion est un outil hautement personnalisable, qui s’adapte à votre manière de fonctionner.

Et si vous débutez sur l’outil, il peut être utile de commencer par les bases : la formation découverte Notion permet d’apprendre tout ce qu’il faut pour bien démarrer !

Dans Notion, vous pouvez mettre en place :

📊 Un système visuel basé sur des bases de données

🔁 Des automatisations simples pour les tâches récurrentes

📂 L’archivage automatique des tâches terminées

⏰ Des rappels intégrés grâce aux dates d’échéance

🎨 Une personnalisation visuelle de votre tableau de bord

Créer une liste de tâches dans Notion

Création de la base de données

Pour créer une to-do list complète à partir de zéro, il faut créer une base de données dans laquelle vous ajouterez chacune des tâches à accomplir. Et pour que vous puissiez ajouter des informations et un contexte propre à chaque tâche, il vous faudra créer différentes propriétés, dont voici une liste non exhaustive de ce que vous pouvez ajouter :

• Nom : Description de la tâche

• État : État de la tâche (À faire, En cours, Terminé, ...)

• Date : "Date d'échéance", pour indiquer la date la date limite de réalisation

• Sélection : "Priorité", pour indiquer le niveau d'importance

• Formule : "Retard", Pour calculer le nombre de jours de retard

• Formule : "Progression", pour visualiser le pourcentage de tâches accomplies

Créer des vues contextuelles

L’un des points forts de Notion, c’est sa capacité à afficher vos tâches selon plusieurs angles grâce aux vues de base de données.

Ces vues peuvent être filtrées automatiquement à partir des propriétés de date ou d’état, et sont mises à jour en temps réel pour que vous puissiez visualiser les tâches en fonction d'un contexte précis.

Voici quelques exemples de vues pertinentes :

• Aujourd’hui : pour se concentrer sur l’essentiel

  1. Créez une vue filtrée à partir de la propriété “Date d’échéance”

  2. Ajoutez un filtre avec la mention dynamique “@aujourd’hui”

• Cette semaine : Visualiser toutes les tâches à venir sur les 7 prochains jours

  1. Créez une vue filtrée à partir de la propriété “Date d’échéance”

  2. Ajoutez un filtre en indiquant la date limite comme “Cette semaine”

  3. Pour aller plus loin : ajoutez un filtre avec la propriété “État” pour masquer les tâches du statut “Terminé”.

• Vue Kanban : En créant une vue Kanban, vous pouvez visualiser les tâches en fonction de leur niveau d’importance. Parfait pour la gestion de projet ! Dans les paramètres, modifiez l’option “Grouper” en sélectionnant la propriété “Importance”.

• Vue semainier : Pour avoir une vue claire et visuelle de vos tâches de la semaine, la vue calendrier est idéale ! Pour cela, utilisez la fonction de “Semaine” dans les paramètres de votre vue.

  Pour aller plus loin : ajoutez un filtre avec la propriété “État” pour masquer les tâches “Terminé”.

Créer des raccourcis

En créant des boutons, vous pouvez rendre votre tableau plus interactif et vous éviter des manipulations répétitives, et ainsi ne plus avoir à effectuer 3 ou 4 clics pour marquer une tâche comme terminée !

Par exemple, vous pouvez créer un bouton qui met automatiquement une tâche en état "terminé", parfait pour gagner du temps quand vous traitez beaucoup de tâches à la suite !

Créer des rappels

Vous pouvez mettre en place des rappels d’échéance grâce à la propriété “Date”.

Option n°1 : Ajouter un rappel ponctuel

1. Cliquez sur la propriété “Date” de votre tâche

2. Dans le paramètre “Rappel”, sélectionnez le moment auquel vous souhaitez recevoir votre rappel.

Option n°2 : Ajouter un rappel pour toutes les tâches

1. Lorsque vous vous trouvez dans la page d’une entrée de base de données, cliquez sur le nom d’une propriété puis sur “Modifier la propriété”.

2. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le paramètre “Notification” et sélectionnez le moment auquel vous souhaitez recevoir votre rappel.

Automatiser la création de tâches

Remplir sa to-do list chaque jour, ça peut vite devenir répétitif et chronophage ! Vous avez probablement des tâches qui reviennent régulièrement (vider sa boîte mail, faire un point d'équipe, publier sur les réseaux sociaux...). Plutôt que de les recréer manuellement à chaque fois, Notion vous permet d'automatiser leur création pour gagner un temps précieux !

Option 1 : Utiliser la fonctionnalité des automatisations (forfait payant)

Si vous disposez d'un abonnement Plus, Business ou Enterprise, vous pouvez tirer profit des automatisations natives de Notion. Voici comment procéder :

1. Créer un déclencheur (exemple : chaque lundi) : c'est ce qui va lancer l'automatisation à un moment précis.

1. Ajouter une première action (exemple : créer une tâche spécifique) : définissez exactement ce que Notion doit faire.

2. Si besoin, cliquer sur les trois points à droite de l'action et cliquer sur "Dupliquer" pour enchaîner plusieurs actions afin de créer différentes tâches.

3. Enregistrez l'automatisation pour générer vos tâches de manière automatique : et voilà, plus besoin d'y penser, Notion s'en charge pour vous !

Option 2 : Utiliser les boutons (solution gratuite)

Cette méthode est une alternative parfaite pour ceux qui n'ont pas d'abonnement payant à Notion ! Contrairement à l'automatisation ci-dessus, ici c'est vous qui déclenchez l'action en cliquant sur un bouton, mais le résultat est similaire : des tâches ajoutées en un clic !

1. Ajoutez une nouvelle propriété “Bouton”

1. Donnez un nom à votre bouton (par exemple : "Nouvelle tâche")

2. Configurez les actions de la même façon que pour les automatisations.

1. Enregistrez, et voilà ! Il suffit maintenant de cliquer sur ce bouton quand vous avez besoin de créer cette tâche spécifique, plus besoin de tout remplir à chaque fois !