Comment gérer ses tâches dans Notion ?

Gérer ses tâches avec Notion, c’est possible et même très efficace.

Que ce soit pour suivre ses projets personnels ou organiser son travail, Notion propose une approche très visuelle et flexible de la to-do list.

J’ai d’ailleurs publié une vidéo entière dédiée à ce sujet dans laquelle vous pouvez retrouver un tableau de bord complet construit étape par étape pour apprendre à créer une liste de tâches fonctionnelle dans Notion. Il est même proposé en modèle gratuit prêt à être dupliqué. Il n’est donc pas nécessaire de tout créer soi-même : vous pouvez vous appuyer sur le modèle Tableau de bord des tâches (lien affilié), ou même automatiser la création de vos tâches répétitives !

Dans cet article, découvrez :

• Comment créer une liste de tâches structurée dans Notion

• Les différentes vues et filtres à mettre en place

• Les possibilités d’automatisation, même sans forfait payant

Pourquoi utiliser Notion pour gérer ses tâches ?

Notion est idéal pour ceux qui veulent garder le contrôle tout en automatisant au maximum la gestion de leurs tâches quotidiennes.

Au-delà des fonctionnalités techniques, Notion est un outil hautement personnalisable, qui s’adapte à votre manière de fonctionner.

Et si vous débutez sur l’outil, il peut être utile de commencer par les bases : la formation découverte Notion permet d’apprendre tout ce qu’il faut pour bien démarrer !

Voici quelques avantages clés

📊 Un système visuel basé sur des bases de données

🔁 Des automatisations simples pour les tâches récurrentes

📂 L’archivage automatique des tâches terminées

⏰ Des rappels intégrés grâce aux dates d’échéance

🎨 Une personnalisation visuelle du tableau de bord

Créer une liste de tâches dans Notion

Création de la base de données

Pour créer une to-do list complète à partir de zéro, il faut créer une base de données dans laquelle chaque ligne représente une tâche à accomplir. Voici une liste non exhaustive des propriétés à ajouter pour structurer votre base :

• Nom : Description de la tâche

• État : État de la tâche (À faire, En cours, Terminé, ...)

• Date d’échéance

• Retard éventuel : une formule qui calcule le nombre de jours de retard

• Niveau d’importance : basse, moyenne, haute, urgent…

• Barre de progression automatique : pour visualiser le pourcentage de tâches accomplies

Créer des vues contextuelles

L’un des points forts de Notion, c’est sa capacité à afficher vos tâches selon plusieurs angles grâce aux vues de base de données.

Ces vues peuvent être filtrées automatiquement à partir des propriétés de date ou d’état, et mise à jour en temps réel pour que vous puissiez visualiser les tâches en fonction d'un contexte précis.

Voici quelques exemples de vues pertinentes :

• Aujourd’hui : pour se concentrer sur l’essentiel

  Créez une vue filtrée à partir de la propriété “Date d’échéance”

  Ajoutez un filtre avec la mention dynamique 2025-09-10

  Cette vue s’actualisera automatiquement chaque jour

• Cette semaine : Visualiser toutes les tâches à venir sur les 7 prochains jours

  Créez une vue filtrée à partir de la propriété “Date d’échéance”

  Appliquez un filtre ….

• Vue Kanban : parfait pour le suivi de projet

• Vue semainier : affichage par jour de semaine, très visuel

Ajouter des boutons

Ces éléments rendent votre tableau plus interactif et vous évitent des manipulations répétitives. Imaginez ne plus avoir à effectuer 3 ou 4 clics pour marquer une tâche comme terminée !

Notion permet d'ajouter des boutons personnalisés pour effectuer des actions précises et ainsi c'est un vrai gain de temps au quotidien, notamment lorsque vous suivez des routines ou gérez des tâches récurrentes. Avec quelques paramètres simples, vous pouvez créer des raccourcis qui remplacent plusieurs actions manuelles par un seul clic.

Parmi ces boutons personnalisés on peut avoir :

• ✅ Un bouton "Terminer" qui met automatiquement une tâche à l'état "terminé", parfait pour gagner du temps quand vous traitez beaucoup de tâches à la suite !

• 📁 Un bouton "Archiver" pour déplacer les tâches finalisées dans un autre espace, idéal pour garder votre espace de travail épuré tout en conservant l'historique de ce que vous avez accompli

• 🗓️ ️ Un widget calendrier intégré pour une vue globale des échéances. Super pratique pour visualiser en un coup d'œil toutes vos deadlines à venir et garder une vision d'ensemble de votre planning ! Il suffit de l'ajouter dans votre tableau de bord en cliquant sur "+" puis en choisissant "Calendrier"

Automatiser la création de tâches

Remplir sa to-do list chaque jour, ça peut vite devenir répétitif et chronophage ! Vous avez probablement des tâches qui reviennent régulièrement (vider sa boîte mail, faire un point d'équipe, publier sur les réseaux sociaux...). Plutôt que de les recréer manuellement à chaque fois, Notion vous permet d'automatiser leur création pour gagner un temps précieux !

1. Option 1 : automatisations de Notion (forfait payant)

Si vous disposez d'un abonnement Plus, Business ou Enterprise, vous pouvez tirer profit des automatisations natives de Notion. Voici comment procéder :

• Créer un déclencheur (exemple : chaque lundi) : c'est ce qui va lancer l'automatisation à un moment précis.

• Ajouter une première action (exemple : créer une tâche spécifique) : définissez exactement ce que Notion doit faire.

• Dupliquer et modifier les actions suivantes : vous pouvez enchaîner plusieurs actions pour créer différentes tâches d'un coup

• Lancer l'automatisation pour générer vos tâches de manière automatique : et voilà, plus besoin d'y penser, Notion s'en charge pour vous !

1. Option 2 : boutons (solution gratuite)

Cette méthode est une alternative parfaite pour ceux qui n'ont pas d'abonnement payant à Notion ! Contrairement à l'automatisation ci-dessus, ici c'est vous qui déclenchez l'action en cliquant sur un bouton, mais le résultat est similaire : des tâches prêtes à l'emploi en un clic !

Voici comment mettre en place cette astuce facile mais super efficace :

• Créer un bouton en cliquant sur "+" dans votre page, puis en sélectionnant "Bouton" dans le menu qui apparaît

• Donnez un nom à votre bouton (par exemple : "Créer tâche hebdomadaire")

• Configurez les actions de la même façon que pour les automatisations : choisissez "Créer une nouvelle ligne" et définissez toutes les propriétés par défaut (nom de la tâche, priorité, date d'échéance...)

• Enregistrez, et voilà ! Il suffit maintenant de cliquer sur ce bouton quand vous avez besoin de créer cette tâche spécifique, plus besoin de tout remplir à chaque fois !