Automatiser la visibilité d'un projet sur Notion

L’étape cruciale dans la création d’un bon système de gestion de projet, sur Notion c’est le choix des propriétés.

Il faut arriver à trouver un bon équilibre entre fournir assez d’informations, sans pour autant se retrouver avec un grand nombre de propriétés qui rendront difficile la lecture des informations essentielles.

L’autre point important, c’est l’automatisation des propriétés afin de remplir automatiquement des informations et gagner du temps, et c’est ce que nous allons voir dans cet article.

Pour récupérer gratuitement un modèle optimisé de gestion de projet, pour pouvez cliquez sur ce lien, et continuer la lecture de cet article pour en savoir plus ou regarder la vidéo si vous préférez ce format 🫶 

Afficher les participants d’un projet

À l’aide des agrégations, vous pouvez récupérer les responsables des différentes tâches d’un projet et visualiser en un coup d’oeil tous les participants.

1. Ajouter une propriété “Agrégation” à votre base de données de projets

2. Reliez cette agrégation à la relation avec votre base de données de tâches

3. Sélectionnez la propriété “Personne” (ou “Responsable” dans notre exemple)

4. Choisissez l’option de calcul “Afficher les valeurs uniques”

Automatisez la date de début et date de fin

Pour simplifier l’ajout des dates liées à votre projet, vous pouvez utiliser les automatisations pour remplir ces données à votre place.

1. Ajoutez les propriétés “État”, “Date de début, et “Date de fin”

2. Dans les automatisations, définissez les étapes comme cela :

3. Créez ensuite une deuxième automatisation :

Suivre l’avancement de vos projets

Pour visualiser l’avancement de vos projets, vous pouvez utiliser le ratio des tâches effectuées pour obtenir une barre de progression.

1. Ajoutez une agrégation reliée à la relation avec votre base de données de tâches

2. Sélectionnez la propriété “État”

3. Choisissez l’option de calcul “Pourcentage par groupe —> Complete”

4. Sélectionnez la barre comme type d'affichage

Cependant, cette option ne prend en compte que les états “Terminé”, alors qu’on peut tout de même considérer qu’un projet est bien avancé à partir du moment où des tâches sont en cours.

L’utilisation des formules

Il s’agit là d’un sujet un peu plus complexe qui mérite un article à part entière, mais voici quelques cas d’usage de cette fonctionnalité qui peuvent optimiser la visibilité de vos projets :

• Afficher les tâches/projets en retard (comme dans ce modèle de la méthode PARA)

• Prendre en compte l’état “en cours” dans votre barre d’avancement pour une vision plus précise (comme sur ce modèle de gestion de projet)