Utiliser les boutons pour faire des automatisations

Lancés en mars 2023, les blocs boutons peuvent être utilisés comme éléments d'interaction, ce qui est souvent plus intuitif, esthétique et pratique. Depuis le début de l'année 2024, ils peuvent également être intégrés en tant que propriété dans nos bases de données.

Particulièrement utiles pour gagner du temps et éviter les tâches répétitives, nous allons voir comment les créer et je vous donnerai quelques cas d'usages.

Comment créer un bouton ?

Tout d’abord, il faut comprendre comment fonctionnent les boutons : il s’agit d’une séquence d’étapes que vous définissez en amont et selon un ordre donné dans les paramètres de votre bouton.

• Étape 1 : créer un bouton en tapant “/bouton”

• Étape 2 : définissez les étapes qui vont constituer votre séquence d'action.

Insérer des blocs : ajouter des blocs au-dessus ou en-dessous du bouton

Ajouter une page à : créer une nouvelle entrée dans une base de données

Modifier des pages dans : modifier des propriétés de pages d’une base de données

Afficher la confirmation : afficher une fenêtre de confirmation pour valider l’action

Ouvrir la page : ouvrir une page qui existe déjà ou celle que l’on vient de créer

• Étape 3 : personnalisez le bouton

Vous pouvez ajouter une icône, choisir le texte de votre bouton (pensez à un intitulé clair et tourné vers l'action !), ou encore changer la couleur.

Exemples de cas d'usages

Créer une séquence d'actions prédéfinies

Dans le modèle Calculer son Prime Time qui vous permet de calculer les heures où vous êtes le plus efficace, on pourrait ajouter manuellement une entrée par heure, mais c'est un long et ça peut vite nous décourager. Le bouton nous permet d'ajouter rapidement toute une journée heure par heure (de 7h à 23h), et il ne nous reste plus qu'à renseigner les informations comme le niveau d'énergie ou la procrastination.

Pour créer ce bouton, j'ai ajouté une fenêtre de confirmation afin de pouvoir annuler en cas de clic accidentel, et une séquence d'étapes "Ajouter une page à..." pour chaque heure de la journée. Chacune de ces actions est reliée à une autre base de données qui permet d'obtenir un récapitulatif de chaque heure, et la propriété "Date" est définie sur "Aujourd'hui".

Ajouter rapidement une entrée dans base de données

Dans le modèle Gérer ses cours, les boutons sont plus simples. Par exemple, vous pouvez créer des notes très rapidement grâce à la fonctionnalité "Ajouter une page à...", suivie de l'ouverture de la nouvelle page créée.

Faciliter la navigation

Dans le modèle Social Media OS, on retrouve deux pages : le tableau de bord d'idéation, pour noter vos idées, et le tableau de bord de planification, pour planifier vos contenus pour les réseaux sociaux. Pour faciliter la navigation entre ces deux pages, j'ai intégré un bouton qui nous permet de passer d'une page à l'autre en un clic. Pour cela, j'utilise la fonctionnalité "Ouvrir la page" en aperçu centré.

Intégrer un bouton en tant que propriété de base de données

Au début de l'année 2024, Notion a sorti une nouvelle propriété de bouton. Il s'agit en réalité d'un dérivé des boutons qui existaient déjà, le fonctionnement est donc similaire.

Voici quelques cas d'utilisation :

• Modifier la propriété "État"

Comme n'importe quelle propriété, les boutons peuvent être masqués/affichés sur une vue de base de données. Par exemple, dans le modèle Suivi de temps automatisé, j'ai intégré un bouton qui permet de modifier en un clic l'état d'une entrée. À la fois pratique et esthétique, ce bouton me permet d'indiquer la tâche comme "Terminée", mais aussi de calculer le temps entre la création de cette tâche et le moment où elle a été complétée.

• Archiver une entrée de base de données

Dans le modèle de capture d'idées, j'ai une base de données de notes dans laquelle je peux ajouter tout un tas d'éléments. Avant, j'avais une propriété nommée "Archive" sous forme de case à cocher, mais cela n'était pas très clair et esthétique. Le bouton "Archiver" me permet donc la même chose, mais de manière plus optimisée.

• Suivre l'avancée d'un projet

Dans le modèle de CRM Notion pour centraliser vos contacts et vos opportunités professionnelles, on retrouve des entreprises, des opportunités, et les tâches qui vont avec. Ici, quand je crée une nouvelle opportunité, j'ai trois boutons qui me permettent de suivre son avancement.

Le premier bouton, “Offre envoyée”, modifie la date à celle du jour, attribue cette offre à la personne qui a cliqué sur le bouton, et modifie le statut de l'opportunité.

Le deuxième bouton, “Offre acceptée”, change également le statut, mais ajoute aussi une liste de tâches à ma base de données dédiée.

Et enfin, le dernier bouton, “Mission terminée”, change également le statut et ajoute de nouvelles tâches.

Mon avis sur la propriété Bouton

Cette propriété bouton rencontre quelques limites. Par exemple, on ne peut pas faire de calculs avec des chiffres. Ce serait formidable de pouvoir cliquer sur le bouton pour ajouter la propriété "Nombre" à un total, mais pour l'instant, il faudra se contenter de créer une nouvelle base de données qui servira à calculer le total !

Les actions dynamiques avec les dates pourraient aller encore plus loin, comme en nous offrant la possibilité d'ajouter 7 jours pour un effet "snooze" sur une tâche par exemple.

Aussi, l'apparence du bouton est beaucoup moins personnalisable qu'un bloc bouton classique (on ne peut pas ajouter d'icône ni modifier la couleur).

En ce qui concerne la mise en page, ça devient un peu surchargé lorsqu'on commence à avoir plusieurs boutons. Actuellement, on ne peut pas les intégrer dans des formules, ce qui nous permettrait de les afficher de manière contextuelle !

De manière générale, les boutons vont vraiment vous faire gagner du temps sur les tâches redondantes. Vous pouvez laisser libre cours à votre imagination pour pousser l'utilisation de Notion en automatisant des actions récurrentes de manière hyper personnalisée, toujours dans l'idée d'avoir un espace qui vous ressemble et adapté à votre usage.

Dans Boost, on voit ensemble comment utiliser les boutons dans une vidéo totalement dédiée et avec une mise en application sous forme d'exercice pratique 🙌 Vous serez incollable sur leur utilisation !