Les espaces d'équipes Notion

Un espace d'équipe est une fonctionnalité formidable pour organiser son espace Notion. Il s'agit d'une sorte de dossier dans la barre latérale dans lequel on peut classer ses pages.

En fonction de votre usage, vous pouvez les organiser différemment :

• Si vous êtes plusieurs (en entreprise par exemple), vous pouvez séparer en fonction des différents pôles, des équipes, ou encore en fonction de la localisation des bureaux. Chaque espace d’équipe comprend ses propres membres, autorisations et paramètres de sécurité que le propriétaire de l’espace d’équipe peut définir.

• Si vous êtes seul sur votre espace, vous pouvez classer vos pages par domaine (finances, loisirs, tâches, etc.). Si le sujet vous intéresse, j'ai publié une vidéo pour vous aider à bien organiser votre espace Notion 🫶

Créer un espace d’équipe

Si vous n’avez pas encore d’espace d’équipe :

1. Rendez-vous dans les paramètres de votre espace dans l’onglet “Espaces d’équipe” et cliquez sur “Nouvel espace d’équipe”.

Si vous avez déjà un ou plusieurs espaces d’équipe :

1. Cliquez sur le “+” dans la barre latérale.

Pour la suite, le processus est le même :

1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez un nom, une icône, ajoutez une description si vous le souhaitez et définissez les paramètres d'accès.

1. Cliquez sur “Créer un espace d’équipe”.

2. Pour y ajouter des pages existantes, il vous suffit de les glisser-déposer depuis la barre latérale.

3. Pour créer de nouvelles pages, cliquez sur le “+” à côté du nom de l’espace d’équipe.

Rejoindre ou quitter un espace d’équipe

Si vous n’êtes pas propriétaire de l’espace Notion, vous n’aurez peut-être pas accès à tous les espaces d’équipes. En fonction des options d’accès, certains sont ouverts et accessibles à tout moment depuis votre barre latérale, mais d’autres peuvent être fermés.

Si un espace est fermé et que vous n’êtes pas encore invité à le rejoindre, vous pouvez faire une demande pour y accéder.

Si vous souhaitez quitter un espace d’équipe dont vous êtes membre, il vous suffit de cliquer sur les trois points à côté du nom de l’espace d’équipe concerné puis “Quitter l’espace d’équipe”.

Partager un espace d’équipe

Que vous soyez propriétaire ou membre d’un espace d’équipe, vous pouvez inviter de nouveaux utilisateur à le rejoindre.

Cas n°1 : lors de la création d’un nouvel espace d’équipe

• En définissant le niveau d’accès, vous pouvez décider d’ajouter automatiquement tous les membres de l’espace Notion sur ce nouvel espace d’équipe.

Ou :

• Une fois que vous avez fini de paramétrer votre nouvel espace d’équipe, une nouvelle fenêtre s’ouvre pour vous proposer d’ajouter des membres manuellement.

Cas n°2 : ajouter de nouveaux membres à un espace d’équipe existant

Cliquez sur les trois points à côté de l’espace d’équipe concerné puis sur “Ajouter des membres”.

Supprimer un espace d’équipe

Concrètement, il n’est pas possible de supprimer définitivement un espace d’équipe. Cependant, il est possible de l'archiver afin que les membres ne puissent plus y accéder.

À noter : seul le ou les propriétaires peuvent archiver un espace d’équipe.

Pour cela, cliquez sur les trois points à côté du nom de l’espace d’équipe concerné puis sur “Archiver l’espace d’équipe”.

⚠️  Il faut au moins un espace d’équipe ouvert par défaut à tous les membres dans les paramètres d’accès. S’il n’y en a qu’un, vous ne pourrez pas l’archiver. Si vous souhaitez tout de même le supprimer, assurez-vous de définir un nouvel espace d’équipe par défaut.

Si vous avez archivé un espace d’équipe par erreur ou que vous souhaitez simplement le restaurer, vous pouvez retrouver les archives dans les paramètres de votre espace, dans l’onglet “Espaces d’équipe”.

1. Dans les filtres de recherche, sélectionnez “Archivés”.

1. En cliquant sur les trois points à droite de l’espace d’équipe concerné, cliquez sur “Restaurer l’espace d’équipe”.