La puissance de Notion réside principalement dans les fonctionnalités de collaboration en temps réel. Que ce soit pour le partage d’informations, le suivi des projets en entreprise ou encore la planification d’un voyage entre amis, collaborer sur l’outil commence par le choix du statut des utilisateurs que vous invitez sur votre espace.

Lorsque vous souhaitez ajouter un utilisateur à collaborer, vous devez décider entre membre et invité. Ces statuts peuvent prêter à confusion, alors nous allons voir quels sont les différences, leurs limites, et leurs fonctionnalités respectives.

Et si vous préférez le format vidéo, vous pouvez voir celle que j'ai publié à ce sujet sur YouTube 🎥

Les invités

Les invités sont des utilisateurs externes à votre espace de travail, tels que des prestataires occasionnels, des clients, des camarades de classe ou des amis.

Les invités peuvent :

✅ Être invité à collaborer sur une page spécifique ✅ Modifier, commenter ou lire en fonction du niveau d’accès choisi

Les invités ne peuvent pas :

❌ Accéder à la totalité d’un espace de travail

❌ Créer des pages en dehors de celles auxquelles il a accès

❌ Modifier les paramètres ou ajouter des membres

❌ Ajouter des intégrations

⚠️ À savoir :

• Une page partagée donne automatiquement accès à ses sous-pages.

• Si vous partagez une page avec des vues de bases de données liées, il faudra également donner l’accès à ces dernières.

Comment ajouter un invité ?

1. Cliquez sur “Partager” en haut à droite de la page.

2. Entrez l’adresse e-mail de l’utilisateur, définissez son niveau d’accès, et cliquez sur "Inviter".

À savoir : Les invités sont facilement reconnaissables grâce à la pastille.

Les membres

Les membres sont des personnes faisant partie intégrante de votre équipe, comme des collaborateurs permanents ou des freelances.

Les membres peuvent :

✅ Accéder à un ou plusieurs espaces de travail

✅ Créer et modifier des pages

✅ Bénéficier de tous les avantages liés à votre abonnement

Les membres ne peuvent pas :

❌ Modifier les paramètres de votre espace s’ils ne sont pas “Propriétaire de l’espace”

Comment ajouter un membre ?

Il existe plusieurs façons d’ajouter un membre à votre espace.

Via e-mail

1. Accédez à la section “Personnes” dans les paramètres, et cliquez sur "Ajouter des membres".

2. Entrez l’adresse e-mail de l’utilisateur et cliquez sur "Inviter".

Via un lien d’invitation

1. Dans les paramètres, activez le lien d’invitation.

2. Copiez-le et envoyez-le aux futurs membres.

Via un domaine de messagerie

Toute personne avec une adresse e-mail associée au nom de domaine sera ajoutée automatiquement à l’espace de travail lors de la création de son compte.

Pour résumer, le statut d’invité convient aux collaborations temporaires sur des sujets ou des pages spécifiques.

Le statut de membres quant-à lui convient davantage aux collaboration sur le moyen/long terme via des espaces d’équipes.

Pour une gestion optimale des droits de partage et des paramètres de sécurité, rejoignez ma formation Notion Boost où tout est détaillé pour une utilisation collaborative de Notion et la bonne gestion des droits 🚀