Les compétences IA de Notion : créer des workflows réutilisables

S’il existe une consigne que vous retapez à l'agent de Notion toutes les semaines (le format d'un compte rendu, la façon dont vous voulez qu'un texte soit raccourci, les règles de nommage de vos fiches clients)… À chaque fois, vous la réécrivez, un peu différemment, et le résultat varie d'autant 🔄

Une compétence IA règle exactement ce problème : c'est une page Notion que vous marquez comme telle, et qui devient une consigne réutilisable.

Ce qu'est-ce qu’une compétence IA ? 🤖

Une compétence IA est une page, ni plus ni moins. Vous rédigez dedans ce que l'IA doit faire, vous la marquez comme compétence, et elle rejoint la liste des consignes disponibles dans votre espace 📄

Une compétence se range, se renomme, se partage et se modifie comme n'importe quelle page. Les personnes qui ont l'accès en modification peuvent l'amender, celles qui ont l'accès en lecture peuvent l'utiliser (le fonctionnement du partage de page s'applique tel quel).

Notion en fournit quelques-unes par défaut, autour de l'amélioration du texte, de la relecture, de l'explication d'un passage et de la remise en forme. Ce sont de bons points de départ pour comprendre le format avant d'écrire les vôtres.

Créer sa première compétence IA 🛠️

Le chemin passe par les paramètres : “Paramètres”, puis “IA de Notion”, puis la section “Compétences”, où le bouton “Nouvelle compétence” permet soit de créer une page vierge, soit de désigner une page qui existe déjà.

Une procédure interne déjà rédigée, une charte éditoriale, un guide de nommage peuvent également devenir des compétences sans être réécrites. La page que votre équipe consulte déjà devient alors la consigne que l'IA applique ♻️

Vous pouvez également passer par la Bibliothèque pour retrouver votre liste de compétences :

Les appeler au bon endroit 📍

Une compétence s'utilise de deux façons :

1. Dans une conversation avec l'agent : en tapant @ suivi du nom de la page de la compétence. La consigne s'ajoute alors à la demande, et l'agent l'applique (le guide de l'agent IA revient sur le fonctionnement général) 🤖

2. Directement dans une page : en sélectionnant un passage, la compétence apparaît alors dans le menu de sélection de texte. Aucune conversation à ouvrir, aucun contexte à réexpliquer, le texte sélectionné est la matière ✍️

👉 C'est ce second usage qui change les habitudes. En effet, une consigne qu'on applique en surlignant trois lignes s'utilise vingt fois par jour, là où une consigne qu'il faut aller chercher dans un panneau ne s'utilise jamais.

Des exemples concrets 💡

Voici cinq cas qui fonctionnent, avec le prompt dans la page 👇

1. Résumer une réunion au format de l'équipe. La page contient : “Produis un compte rendu en trois parties : décisions, actions, points en suspens. Chaque action commence par un verbe et nomme un responsable. Maximum huit lignes au total. Aucune introduction.” Le résultat devient identique quelle que soit la personne qui le demande, ce qui est tout l'intérêt.

2. Transformer des notes en tâches. La page contient : “Extrais du texte sélectionné toutes les actions à mener. Rends une liste à puces, une action par puce, formulée à l'infinitif. Ignore les intentions vagues et ne retiens que ce qui est réalisable. Si aucune action n'apparaît, réponds Aucune action identifiée.” Appliquée à des notes brutes, elle alimente votre base de tâches en quelques secondes.

3. Faire respecter la charte éditoriale. La page reprend vos règles d'écriture : vocabulaire interdit, niveau de langue, longueur de phrase, formules à bannir. La consigne finale précise : “Signale chaque écart en citant le passage, propose une correction, ne réécris rien d'autre.” C'est la compétence qui rend le plus service dans une équipe où plusieurs personnes rédigent.

4. Préparer une fiche client. La page décrit la structure attendue : “À partir des informations fournies, remplis les rubriques Contexte, Enjeu, Interlocuteurs, Prochaine étape. Une à trois lignes par rubrique. N'invente aucune information manquante, écris À compléter.” Cette dernière phrase empêche l'IA de combler les trous.

5. Vulgariser un texte technique. La page contient : “Réécris le passage sélectionné pour une personne qui découvre le sujet. Remplace chaque terme technique par une explication, ou garde le terme en l'expliquant entre parenthèses à sa première apparition. Conserve la longueur d'origine à vingt pour cent près.”

👉 Ces cinq consignes disent toutes ce qu'il faut produire, dans quel format, et ce qu'il ne faut surtout pas faire.

Ce qui fait une bonne compétence ⭐

🎯 Un objectif explicite : “Améliore ce texte” laisse tout à l'interprétation. “Réduis ce texte de trente pour cent sans supprimer d'information” donne un critère vérifiable.

📐 Un format de sortie imposé : Un nombre de puces, une structure de rubriques, une longueur maximale. Tout ce que vous ne précisez pas, l'IA le décidera à votre place, et différemment à chaque fois.

🚫 Des interdits énoncés : Ce qu'il ne faut pas faire compte autant que ce qu'il faut faire : ne pas inventer, ne pas modifier les titres, ne pas changer le vocabulaire métier.

✂️ Une page courte : Une compétence qui tient en quinze lignes s'applique mieux qu'une page de deux mille mots. Quand une référence longue est nécessaire, un lien vers une autre page vaut mieux qu'un copier-coller intégral.

Compétences, instructions, agent personnalisé : ce qui les sépare 🧭

Les trois se ressemblent sur le papier et ne jouent pas le même rôle :

📌 Les instructions sont des règles permanentes, que votre agent applique à chacun de vos échanges sans que vous ayez à les rappeler. Elles tiennent dans une page que vous désignez, et valent pour votre propre agent, pas pour l'espace entier.

⚡ Une compétence est une consigne ponctuelle, que vous déclenchez sur un texte ou dans un échange, quand vous en avez besoin. Vous pouvez la partager aux autres utilisateurs de votre espace.

🤖 Un agent personnalisé est une entité autonome, capable de travailler en arrière-plan sur un périmètre défini (le sujet est traité ici, et la différence avec l'assistant là).

👉 La règle de choix : une consigne qui s'applique toujours relève des instructions, une consigne qu'on déclenche relève de la compétence, une mission qui tourne seule relève de l'agent.

Questions fréquentes ❓

Elle passe par l'IA de Notion, donc elle consomme votre quota d’utilisation mensuel inclut avec le plan Business. L'article sur l'accès à l'IA de Notion fait le point sur ce qui est inclus, et le choix du modèle influe directement sur le coût 💰

Oui, par le partage de page classique. C'est même le principal intérêt en équipe : une seule consigne, révisée à un seul endroit, appliquée par tout le monde de la même façon.

C’est possible si vous avez connecté un MCP sur votre compte, la compétence peut alors l’utiliser !

La consigne change pour tout le monde, immédiatement. C'est pratique et c'est un risque : une compétence utilisée par une équipe gagne à être protégée comme une procédure, avec une vérification de page pour signaler qu'elle est à jour.

Par où commencer 🚀

Créer une compétence, c’est une chose. Savoir quoi lui demander, comment rédiger ses instructions et comment l’intégrer intelligemment à son espace Notion, c’en est une autre.

C’est justement ce qu’on apprend dans Boost : construire un espace Notion réellement adapté à ses besoins, maîtriser les fonctionnalités qui font gagner du temps et exploiter tout le potentiel de Notion et de son IA.